Haagse ervaringen met samenspraak

In 2009 was ik voor de gemeente Den Haag projectleider Communicatie van het samenspraaktraject: Sociaal Economische Agenda Den Haag 2020. Tijdens de samenspraak speelde de interactieve website denhaagin2020.nl (bestaat niet meer) een belangrijke rol. Tijdens een Open koffie in augustus 2009 vertelde ik over mijn ervaringen bij het project en gaf ik veel tips en leerpunten voor nieuwe samenspraak- en/of particpatietrajecten. Na de powerpoint vind je een puntsgewijze samenvatting.

Voorgeschiedenis

De opdracht: organiseer Samenspraak voor de Sociaal Economische Agenda Den Haag 2020.

In oktober 2008 is de beleidsvisie Sociaal Economische Agenda Den Haag 2020 besproken in gemeenteraad. Het raadsbesluit luidde:

Leg de agenda ter toetsing aan de stad voor
Definitief besluit: zomer 2009

Mijn eerste advies:

Samenspraak, weet je het zeker? Want:

Het is een helder geschreven nota, wel heel abstract
Er staan weinig concrete ideeën in
Nauwelijks tot geen discussiepunten
De nota is al klaar en zelfs al in raad geweest. Samenspraak zou moeten gaan over het schrijven van de nota, niet over het eindresultaat
Kleine kans op echte veranderingen

Maar: de gemeenteraad wilde het, de wethouder had het toegezegd, dus toch maar aan de slag.

Aanvankelijke scepsis omgezet in uitdaging: Samenspraaktraject gaf kans om nieuwe middelen in te zetten waar Den Haag weinig tot geen ervaring nog mee had.

Proces

In het Plan van aanpak, dat is goedgekeurd door drie wethouders, werden drie samenspraaktrajecten voorgesteld:

Bespreek Sociaal Economische Agenda met alle maatschappelijke groeperingen waarmee je regulier overleg hebt
Organiseer de Dag van 2020. Dat mondde uit in het Haags Toekomstfestival, dat plaatsvond op zaterdag 16 mei 2009 in het Atrium van het Gemeentehuis. Hier konden mensen fysiek met elkaar in discussie en hun mening, wensen en ideeën over 2020 geven. Uiteindelijk hebben die dag ca. duizend mensen het festival bezocht. Zie denhaagin2020.nl voor fotoverslag, resultaten en filmpje.
Laat mensen reageren via een website met o.a.:

een wiki (nieuw)
het visiedocument zelf
een aantal stellingen

De website nader beschouwd

Doelstelling:

Genereer zoveel mogelijk interactie met website bezoekers. Bij ‘social media’ en web2.0 staat de rol van websitebezoeker immers centraal. Hij of zij draagt voor een belangrijk deel (soms alles) bij aan de inhoud van de website.

Interactieve onderdelen bij Denhaagin2020.nl:

Wiki (aanmelden verplicht)
Reactie/discussie op hoofdstukken / onderdelen van SEA (aanmelden verplicht)
Reageren op stellingen (geen aanmelding)
Dromen over 2020 (geen aanmelding)
Reageren via Twitter/denhaagin2020 (tweets op website getoond)

Niet-interactieve onderdelen op website:

Programma Haags Toekomstfestival
Nieuws- en persberichten
Aanmeldformulier

Het resultaat in bezoekcijfers (google-analytics):

2190 unieke bezoekers tussen 18 maart (website live) en 30 mei 2009.
Inclusief terugkerend bezoek is de website 3018 maal bezocht (dus 72 procent nieuwe bezoekers). Het weigeringspercentage (bezoeken van gemiddeld 1 seconden en weer weg) bedroeg 44,7 procent.
De bezoekers die bleven bekeken gemiddeld 3,84 pagina’s, totaal 11.597. Ze deden daar gemiddeld 2 minuten en 35 seconden over.
31,35 procent van de bezoekers was direct verkeer, dus die typten het adres in de adresbalk of gebruikten een bookmark. 58,8 procent kwam via een andere website. Dat was vooral via denhaag.nl (26 procent).
Bijna 10 procent kwam via Google op de website.

Veel bezoekers (ca. 500) kwamen vanuit het Haagse Gemeentehuis. Andere verwijzende sites waren Twitter, Hyves (advertentie), Vestia en Residentie.net.

Resultaat in reacties

Wiki en de reactiemogelijkheid op de beleidsvisie zijn niet gebruikt.
De laagdrempelige mogelijkheden om ‘dromen’ te vertellen en te reageren op stellingen werden wel gebruikt.
Op de website zijn later ook alle bijdragen tijdens het Haags Toekomstfestival vermeld: wensenvijver, anti-crisistips, dromen
Twitter is vooral als live-verslagmedium gebruikt door foto’s en bijschrift gedurende het Haags Toekomstfestival te plaatsen. In totaal hebben 77 bezoekers deze pagina bezocht.

Maar het allerbelangrijkste: het beleidsresultaat!

Alle samenspraakactiviteiten (netwerk in de stad, Haags Toekomstfestival en denhaagin2020.nl) hebben geleid tot een nieuwe Sociaal Economische Agenda waarin een groot aantal verschillen zijn terug te vinden met de oorspronkelijke versie:

Er is sprake van prioritering. Niet alles is even belangrijk, maar jeugd en jongeren zijn de speerpunt voor het in te zetten beleid,
Benoemen van concrete voorbeelden en acties in de teksten,
Aandacht voor de economische nieuwe situatie (financiële crisis),
Nieuw: bijlage met overzicht van rijp en groen alle wensen en dromen die tijdens de samenspraak zijn genoemd. Ter inspiratie voor politiek en ambtelijk apparaat die straks met de uitwerking van de beleidsvisie aan de slag moeten.

Conclusie: Veel van de samenspraakreacties, zowel digitaal als fysiek, zijn terug te vinden in de Sociaal Economische Agenda.

Leerpunten & Tips (willekeurige volgorde)

Start op tijd

Hoe eerder je begint, hoe meer je mag verwachten van de samenspraak (dus bij voorkeur samenspraak over het probleem/de vraagstelling, dan samenspraak over de oplossing (het ambtelijk/bestuurlijke beleidsplan).
Om een community te bouwen is tijd en massa nodig. Drie maanden is daarvoor te kort.

Maak optimaal gebruik van bestaande communities of netwerken in de stad, on-line en off-line

Denk aan LinkedIn, Hyves, Facebook, Ambtenaar2.0, Twitter, weblogs, enz. en bestaande netwerken in de stad, zoals Buurtnet, websites van (lokale) kranten, enz.

Creëer intern draagvlak en helpers

Mobiliseer intern (ambtelijk) draagvlak. Hier kan heel goed gebruik gemaakt worden van de vele mogelijkheden op Ambtenaar2.0 en over alles wat met het Nieuwe Werken samenhangt.

Zet meerdere instrumenten in

Focus niet op de beschikbare mogelijkheden, maar kijk wat nodig is voor het beste resultaat.

Tips voor interactieve website

Zorg voor laagdrempelige onderdelen (bijvoorbeeld dromen en stellingen, maar denk ook aan polls)
Gebruik meer beeld en video op de site. De huidige generatie van jongeren is visueel, niet tekst-gericht
Om het overzicht te vergroten: modereer, dat wil zeggen benoem thema’s, laat mensen ideeën en suggesties leveren en toon die, maar zorg daarnaast voor een pagina die alle suggesties bundelt, herschrijft, groepeert en samenbrengt. Vergroot het overzicht en de transparantie (NB. Niet de ingebrachte ideeën verwijderen!, voorbeeld: De Amstel verandert )
Nieuwe mogelijkheid: inzet van Google Maps (zie: Binnen30minuten.nl )
Wiki als samenspraakmiddel is prima, maar bedenk of jouw onderwerp Wiki-geschikt is. We hebben nu een concrete ervaring dat grote abstracte beleidsnota’s niet geschikt zijn voor een wiki.

Voorwaarden wiki:

Concreet onderwerp,
korte teksten,
bij voorkeur samen tekst schrijven aan hand van probleemstellingen,
vooral in te zetten bij beleidsvoorbereiding.

Communicatie kan altijd beter

Maak reclame in mail-handtekening
Verzamel en gebruik e-mailadressen
Bedenk een viral-campagne
Maak actief gebruik van e-mailnieuwsbrief
Begin vroegtijdig met Twitter-account
Vergeet de oude media niet. Niet iedereen gebruikt internet of wil het gebruiken
Blijf communiceren!